4.1.3 档案编号：档案盒编号—序号例如：SD—XZ— 舜德物业—行政4.2 各类档案的归档要求：4.2.1 档案的归档范围：a. 凡是本公司各部门/服务中心在服务、经营工作中形成的，并具有日后追溯要求或其他利用价值的各种档案*均应归档保存。b. 下列文件不必归档：① 重复文件;② 临时性文件;③ 仅供参阅、参考、征求意见，不需办理的文件;④ 未经会议讨论，未经领导审阅、签发的未生效文件;⑤ 一般文件的修改稿以及一般的往来信函等。4.2.2 纸质档案归档要求：4.2.2.1 文件、*名称a 在起草、编制文件时，文件的名称要完整，三要素必须齐全，三要素即：① 责任者(编制或使用单位)② 事由(问题)③ 文种b 文件名称示例：责任者 事由 文种××部门/服务中心 电梯维保 合同c 如果是外来文件，原文件名称不完整，应在原文件名称后用括话【 】”补充完整再保存，以便分类归档及查找。如：清洁服务委托合同【××服务中心】。4.2.2.2 纸质档案使用的记录材料、记录手段、记录技术标准a 记录需长期保存的文件时，要用炭素墨水、蓝黑墨水、墨粉等耐久性好的记录材料。b 记录量大且短期保存的运行记录、岗位值班记录，可以用圆珠笔。c 在不能避免用复写纸复写的情况下，要保留直接书写的版本(第一联)。d 用热敏纸接收的传真文件要复印保存。e 使用60g--70g国际标准A4型纸，可以双面使用，但不得用废纸。f 如纸张需双面使用时，必须正、反面连续编页，每张纸正反面的序号、日期要相连，不得先连续使正面再连续用反面。g 外来文件的纸张大于A4纸的要折叠成A4大小，小于A4纸的要托裱于A4纸上;有破损的地方要修补，修补时注意不要遮盖字迹。h 《服务工作单》等专门印制的异型记录档案，不必托裱，直接装订即可。i 文件编制要使用*规定的简化汉字、符号和计量单位。j 填写各种记录表格时应无空项、内容表述完整、字迹工整。k 本制度适用于本公司和下属分公司。本制度所称公司指北京万通鼎安物业 服务有限公司;分公司是指享有经营管理权的项目服务中心。各分公司应建立科学的档案管理制度，并逐步实现档案管理的规范化、标准化、*化，对所存文件、*进行科学的整理、分类和保管;同时应明确档案管理的部门及人员，负责档案的收集、整理、保管和利用，并确保档案的完整、准确、细化和安全。4.2.2.3文件、档案立卷归档标准a对性质和来源不同的文件材料要按类别进行分别保管，以便查阅，保证文件及时归档。各部门、各项目服务中心除合同之外无需再向总办提供纸制批文，按OA流程进行文件流转。b一般以每份文件单独计算为一件;报表、名册、图册等，一册/本为一件。
